Etika Penggunaan Email

E-mail adalah sarana mengirim surat melalui jaringan komputer, misalnya melaui internet. Dalam postingan saya kali ini, saya ingin membahas mengenai etika dalam menggunakan email. Karena masih saja ada beberapa orang yang masih belum mengerti etika dalam hal tersebut. Sebenarnya Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat yang isinya formal dan nonformal. Berikut etika dalam penggunaan email :

1. Tentukan tujuan utama Anda mengirim email tersebut. Lihat terlebih dahulu siapakah penerima email Anda. Teman atau klien?Menggunakan bahasa yang formal atau nonformal?
2. To : ditujukan untuk lawan bicara.
3. CC (Carbon Copy) : atau tembusan, digunakan untuk memberitahu orang lain yang bersangkutan. Sebaiknya tidak menggunakan “CC”, jika tidak perlu. Pertimbangkan dengan sebaik-baiknya apa seseorang perlu menerima e-mail tersebut.
4. BCC (Blind Carbon Copy) : hampir sama dengan CC, tetapi tembusan tidak akan terlihat oleh penerima TO atau CC. Gunakan “BCC’s” untuk pesan yang ditujukan ke orang banyak. Jangan satukan semua alamat e-mail yang dituju di kolom “To” dan “CC”.
5. Kolom subjek sebaiknya diisi dengan pesan yang ringkas, singkat dan jelas. Karena itu menandakan judul e-mail yang mencerminkan isi e-mail sesungguhnya. Hindari penulisan judul email tanpa isi (body), yang kesannya malas atau tidak professional.
6. Dalam menulis email, usahakan pesan Anda singkat, padat dan jelas. Langsung ke pokok permasalahan, tidak perlu bertele-tele seperti menulis novel. Namun juga jangan terlalu singkat seperti SMS.
7. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
8. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan keras.
9. Hindari pemakaian tanda seru yang berulang kali (!!!!!). Bila memang ingin menngunakan tanda itu, cukup satu saja (!).
10. Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya.
11. Setelah selesai dengan isi e-mail, jangan lupa untuk memeriksa ulang ejaan. Hal ini penting untung memberi kesan serius dan profesional.
12. Tulislah balasan secepatnya (atau sepantasnya), terutama bila akhiran isi surat menandakan bahwa lawan bicara anda menunggu balasan atau keputusan anda.
13. Penggunan Reply-to-All, Pertimbangkan matang2 sebelum memakai fitur ini, untuk mencegah e-mail yang tidak diharapkan (oleh orang lain). Hal ini sering terjadi pada diskusi grup lewat e-mail, yang hanya pengirim pertama yang perlu diberi jawaban. 11 orang dengan Reply-to-All = 100 email.
14. Penggunaan Forward, adalah yang paling disukai oleh pengirim surat berantai. Tapi yang paling menggangu adalah penggunaan To/CC untuk semua penerima, yang membuat e-mail anda tersebar ke orang2 yang tidak dikenal. Gunakanlah BCC untuk fitur ini.
15. Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya.
16. E-mail yang tidak perlu sebaiknya langsung dihapus, karena akan memenuhi inbox pada email Anda.
    

Itulah beberapa hal yang bisa saya bahas mengenai etika dalam menggunakan email. Semoga bermanfaat.

Sumber :

http://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik
http://www.navinot.com/2008/09/19/17-tips-etika-penggunaan-e-mail/
http://bambangrespati.wordpress.com/2009/02/11/etika-menggunakan-e-mail/